پرداخت گروهی با اکسل در آدانیوم؛ از بارگذاری فایل تا امضای دستور پرداخت

وقتی تیم مالی باید تعداد زیادی پرداخت را آماده کند، ثبت جداگانه هر دستور پرداخت زمان‌بر می‌شود. آدانیوم امکان ورود پرداخت‌های دسته‌ای از طریق فایل اکسل را در کنار ثبت دستی فراهم می‌کند. دستورهای پرداخت ساخته‌شده در کارتابل قرار می‌گیرند و طبق تشریفات امضای شرکت به امضاداران منتقل می‌شوند؛ پس از امضا، پرداخت انجام می‌شود.

برای ورود پرداخت‌ها از قالب داخل پنل استفاده کنید

در بخش «پرداخت دسته‌ای»، فایل نمونه اکسل برای دانلود وجود دارد. اطلاعات پرداخت‌ها را بر اساس همان قالب آماده کنید. استفاده از قالب پنل کمک می‌کند فایل ورودی با ساختار مورد انتظار برنامه هماهنگ باشد.

فایل نمونه شامل ستون‌های مبلغ (ریال)، مقصد (شماره شبا)، نام گیرنده، شرح، شناسه پرداخت، کد بابت و نوع انتقال وجه (اختیاری) است. جدول راهنمای کد بابت و نوع انتقال وجه نیز در کنار ستون‌های ورود اطلاعات قرار دارد.

پیش از بارگذاری، حساب مبدأ، اطلاعات مقصد و مبلغ هر پرداخت را با فهرست تأییدشده واحد مالی کنترل کنید. ردیف‌های تکراری یا تفاوت واحد مبلغ می‌توانند باعث اشتباه در آماده‌سازی پرداخت شوند؛ بررسی فایل پیش از ثبت، بخشی از کار تیم مالی است.

فایل را همراه توضیحات و مستندات بارگذاری کنید

در فرم پرداخت دسته‌ای، امکان انتخاب فایل یا کشیدن آن به محل بارگذاری وجود دارد. بخش یادداشت و ضمیمه نیز برای توضیح و مستندات مرتبط دیده می‌شود. توضیح روشن درباره موضوع پرداخت‌ها، بررسی درخواست را برای افراد بعدی آسان‌تر می‌کند.

پس از بارگذاری فایل اکسل، آدانیوم استعلام شبا را انجام می‌دهد. اگر شماره شبای یک ردیف اشتباه باشد، خطای همان ردیف به شما نمایش داده می‌شود تا بتوانید اطلاعات آن را بررسی و اصلاح کنید. استعلام شبا به معنی اجرای پرداخت نیست.

دستورهای پرداخت طبق تشریفات شرکت گردش می‌کنند

ورود فایل، جای تشریفات امضا را نمی‌گیرد. در آدانیوم، دستورهای پرداخت ساخته‌شده وارد کارتابل می‌شوند و بر اساس تشریفات شرکت به امضاداران می‌رسند. پس از امضا، پرداخت انجام می‌شود.

در بخش مدیریت کاربران، دسترسی مشاهده حساب و صورتحساب، عملیات ساخت و ویرایش و حذف دستور پرداخت، و انجام پرداخت به‌صورت تفکیک‌شده نمایش داده می‌شوند. بنابراین مسئول آماده‌سازی فایل الزاماً همان شخص دارای اختیار انجام پرداخت نیست؛ دسترسی هر فرد باید با مسئولیت او هماهنگ باشد.

برای توضیح تفاوت بررسی، تأیید، امضا و نتیجه بانکی، راهنمای گردش تأیید پرداخت را بخوانید.

در هلدینگ، شرکت و حساب مبدأ را مشخص نگه دارید

اگر پرداخت‌ها به چند شرکت زیرمجموعه مربوط‌اند، پیش از آماده‌سازی فایل مشخص کنید هر پرداخت متعلق به کدام شرکت و حساب است. مشاهده متمرکز حساب‌ها، مرز مالکیت حساب شرکت‌ها را از بین نمی‌برد.

راهنمای مدیریت حساب‌های بانکی هلدینگ این موضوع را بیشتر توضیح می‌دهد.

پرسش‌های متداول

آیا حتماً باید از اکسل استفاده کنیم؟

خیر. ثبت دستی دستور پرداخت نیز در آدانیوم وجود دارد. انتخاب روش به تعداد پرداخت‌ها و شیوه آماده‌سازی اطلاعات تیم مالی بستگی دارد.

آیا بارگذاری فایل به معنی پرداخت فوری است؟

خیر. دستورهای پرداخت ساخته‌شده طبق تشریفات شرکت به کارتابل و امضاداران می‌رسند و پرداخت پس از امضا انجام می‌شود.

آیا می‌توان برای پرداخت‌ها مستند ضمیمه کرد؟

بله. در فرم پرداخت دسته‌ای بخش ضمیمه و یادداشت وجود دارد.

اگر شماره شبای یک ردیف اشتباه باشد چه می‌شود؟

آدانیوم خطای همان ردیف را نمایش می‌دهد تا اطلاعات آن را بررسی و اصلاح کنید.

آیا استعلام شبا همان پرداخت است؟

خیر. استعلام و اجرای پرداخت دو مرحله متفاوت‌اند؛ بررسی اطلاعات مقصد به معنی انتقال وجه نیست.

اگر می‌خواهید این فرایند را برای پرداخت‌های سازمان خود بررسی کنید، از صفحه تماس با آدانیوم درخواست معرفی محصول ثبت کنید.